9 thói quen lành mạnh giúp bạn thoát khỏi tình trạng quá tải email

Posted on 03/02/2012 bởi

0


Hằng B Nguyễn dịch từ bài viết của Ciara Conlon trên trang Lifehack.org.

Minh hoạ từ Shutterstock dùng trong bài viết gốc

Ngày nay, có một địa chỉ thư điện tử  – email đã trở thành bình thường như có một tên họ. Đứa con trai 7 tuổi và bà mẹ 76 tuổi của tôi có địa chỉ email. Chúng ta có thể nói chắc chắn rằng hiện tượng quá tải email không mới mẻ gì. Từ năm 1971 (và với Việt Nam là 1997   – F-Corner), chúng ta đã gửi email, nhưng từ năm 1971, rất nhiều người trong chúng ta đã không biết làm thế nào để sử dụng email có hiệu quả và làm thế nào để tránh cho nó biến thành một cây thánh giá chúng ta phải gánh chịu.

Dưới đây là 9 thói quen lành mạnh mà bạn có thể áp dụng để ngăn cản hội chứng quá tải email:

Viết những email tốt hơn

Một số người đối xử với email như là một cơ hội để nói chuyện tầm phào, nhưng đó không phải là mục đích của email. Nếu bạn đang sắp xếp một cuộc họp, hãy chú trọng vào vấn đề chính. Thay vì gửi một email sẽ mở ra một cuộc đối thoại 10 phần, hãy xem xét việc gửi một email thật là ngắn gọn.

“Hi, 11h thứ Sáu bạn có rảnh để thảo luận về dự án A không? Chúng ta có thể gặp nhau tại quán Starbucks trên góc đường Merrion. ”

Khi nào, ở đâu và tại sao đều có sẵn, bây giờ tất cả người phải nói là có nếu nó phù hợp với họ hoặc đề nghị sắp xếp thay thế nếu nó không phù hợp.

Nhấc điện thoại lên

Một cách hiệu quả hơn để xử lý việc thu xếp một cuộc họp sẽ là một cú điện thoại. Mọi người thường tránh thực hiện các cuộc gọi điện thoại vì họ nghĩ rằng nó sẽ mất quá nhiều thời gian. Không đúng sự thật, việc sắp xếp một thời gian và địa điểm sẽ hiệu quả hơn nhiều khi bạn nói chuyện trực tiếp với ai đó, theo cách này các bạn có thể thảo luận về thời gian và địa điểm hiệu quả hơn vì cả hai bên có thể kiểm tra lịch cùng một lúc. Ngoài ra nếu bạn gửi email ít hơn, lẽ dĩ nhiên bạn sẽ nhận được email ít.

Tự mình rời bỏ

Hãy tự gạt bỏ bạn ra khỏi tất cả các danh mục bản tin, nhóm email… Nếu bạn muốn đăng ký nhận các bản tin qua email, tốt nhất nên có một địa chỉ email chuyên dụng. Làm vậy sẽ tránh xáo trộn hộp thư đến (inbox) phục vụ công việc của bạn và cũng để tránh làm bạn mất tập trung.

Phần viết thêm của F-Corner: Nếu bạn dùng Gmail, hãy tận dụng chức năng filter và label để giảm tải cho hộp thư đến. Trong trường hợp bạn chưa biết sử dụng, vui lòng để lại tin nhắn để F-Corner có bài hướng dẫn.<

Sỉ chứ không lẻ

Hãy kiểm tra email theo số lượng lớn, đừng bị cám dỗ để ngó email liên tục. Điện thoại thông minh và các thiết bị máy tính bảng thực sự tuyệt vời, nhưng chúng không phải thật hay ho khi mọi người bắt đầu sử dụng chúng để kiểm tra email vào tất cả các giờ trong ngày, tôi đã biết những người rà mail trên giường (hức!). Những gì bạn cũng có thể làm là báo cho mọi người rằng bạn chỉ kiểm tra email của bạn hai lần một ngày và nếu họ cần trả lời một cái gì đó khẩn cấp họ nên gọi cho bạn thì hơn.

Tắt nó đi

Hãy tắt mọi thông báo email, trên máy tính của bạn và trên bất kỳ thiết bị khác mà bạn dùng để nhận email. Không bao giờ cho phép một tiếng động hay một tiếng chuông làm nhiễu khiến bạn mất tập trung khỏi những gì bạn đang làm. Nó có thể là một email nói với bạn rằng bạn đã vớ được một hợp đồng 1 triệu đô la, nhưng nó cũng có thể là thư rác hoặc email từ người dì của bạn ở Úc để cho bạn biết con chó của bà ấy bị bệnh.

Ngắn gọn thôi

Email không phải là phương tiện để trải lòng. Hãy để bức thư của bạn ngắn gọn và đi vào ý chính. Bạn càng viết ít thì câu hỏi hay yêu cầu của bạn càng có nhiều cơ hội được trả lời. Ngay cả khi bạn muốn gửi và nhận ít email đi thì gửi một email cho một chủ đề vẫn là ý kiến hay hơn. Bạn có nhiều khả năng nhận được một câu trả lời cho tất cả những câu hỏi của bạn và nó cũng dễ theo dõi hơn nếu ngày sau bạn cần phải tìm một bức email cũ.

Xử lí email của bạn 2 lần/ ngày

Khi chúng ta nói rằng tôi phải kiểm tra email, nó thường có nghĩa là bạn rà soát email của bạn để xem liệu có bất cứ điều gì khẩn cấp hoặc thú vị mà bạn muốn đọc hoặc xử lí. Kiểm tra email là nguyên nhân có thể dẫn chúng ta đến sự lộn xộn, hỗn loạn và căng thẳng. Nghe có vẻ như cường điệu, nhưng nếu chúng ta để mặc nó như vậy, nó có thể kết thúc với hàng ngàn email nằm trong hộp thư đến mà chẳng hay biết, cho dù chúng có thể thực hiện hoặc xử lí. Chúng ta cần phải thay thế quá trình kiểm tra email. Xử lí là khi chúng tôi đưa ra quyết định. Chúng ta có thể làm, ủy quyền, xóa hoặc trì hoãn hoặc chúng ta có thể sử dụng phương pháp FAT của Hemphill Barabara, chọn File (Lưu trữ), Action (Hành động) hoặc Trash (Thùng rác).

Tổ chức cho email của bạn

Các email bạn cần phải giữ để tham khảo cần phải được lưu trong một hệ thống hợp lí, còn các email đòi hỏi hành động phải được chuyển vào lịch làm việc hoặc hệ thống công việc của bạn. Tất cả những email không rơi vào hai loại này nên được chuyển vào thùng rác.

Làm chủ cuộc đời

Hãy nhớ rằng bạn là chủ của email (chứ không phải ngược lại). Bạn là những người trưởng thành và bạn cần phải nắm quyền kiểm soát. Hãy làm theo những hành động đã khuyên và chẳng bao lâu bạn sẽ lượn lờ trong hộp thư đến trống rỗng của bạn tự hỏi tại sao bạn cảm thấy tĩnh lặng và yên bình đến vậy.

Các bài cùng tác giả đã được F-Corner dịch:

Độc giả muốn đem các bài viết trên F-Corner sang đăng ở các nơi khác hay muốn tham gia viết, dịch bài cộng tác với F-Corner, xin vui lòng vào đọc kỹ trang XƯNG DANH để biết thêm chi tiết. Chân thành cảm ơn.

Posted in: Bài dịch