6 lỗi chủ yếu khi thuyết trình với Powerpoint

Posted on 12/10/2011 bởi

11


Trần Thu Trang dịch từ bài viết của Clint Cora trên trang Lifehack.org.

Ảnh: Gareth Saunders (Flickr.com)

Rồi, bạn đang ngồi trong buổi họp của công ty và người thuyết trình cho slide đầu tiên hiện lên. Bạn có thể đang nghĩ thầm: “Ôi, không, lại thuyết trình Powerpoint nữa, CHÁN QUÁ!”

Thật không may là hầu hết những người dùng Powerpoint, Keynote hay một vài phần mềm tương tự để làm các slide thuyết trình đều lạm dụng công nghệ. Thay vì dùng những chương trình đó để làm nổi bật bài thuyết trình, họ lại toàn khiến người xem buồn ngủ.

Chính tôi đã từng mắc lỗi lạm dụng công nghệ lúc mới bắt đầu sử dụng Powerpoint khi còn làm giám đốc tiếp thị sản phẩm. Ban đầu, mục đích là để thay thế việc dùng những máy chiếu slide cồng kềnh trên cao, và khi tôi nhận ra việc tạo slide bằng chương trình máy tính dễ dàng thế nào, như mọi người khác, tôi đã cuồng lên vì nó.

Giờ đây tôi vẫn dùng Powerpoint trong các buổi nói chuyện và hội thảo, nhưng may mắn thay, sau khi chứng kiến nhiều người khác khi thuyết trình cũng mắc cùng một lỗi giống mình, tôi tự thấy phải có trách nhiệm học cách sử dụng công cụ này hiệu quả nhất. Để giúp bạn làm tốt bài thuyết trình của chính bạn, tôi xác định 6 lỗi chủ yếu mà hầu hết những người dùng Powerpoint đều mắc và cách tránh.

1. Chữ quá nhỏ

Khá thường xuyên, phần chữ trong slide thường bé tí đến nỗi khi được chiếu lên màn hình thì không thể đọc được gì. Một cách thử nghiệm tốt có thể áp dụng là trước khi thuyết trình, bạn nên đi về phía cuối phòng – chỗ của những người ngồi xa nhất. Hãy cho hiện slide đầu tiên lên, để cỡ chữ nhỏ nhất. Nếu bạn không thể đọc rõ chữ một cách dễ dàng thì cũng chả người nào ngồi cuối phòng đọc được. Bạn sẽ phải để cỡ chữ to ra (tôi đề nghị ít nhất cũng phải đặt cỡ 35-40 tuỳ font). Đồng thời, dùng những font chữ không chân như Arial (thay vì font có chân như Times New Roman) cũng là ý hay, bởi vì font chữ không chân khi hiện lên màn hình thì dễ chịu cho mắt hơn.

2. Quá nhiều chữ

Một lỗi lớn khác là nhiều người cố nhét quá nhiều chữ vào từng slide riêng lẻ một. Thật là cơn ác mộng với người xem khi phảithấy một slide ken đặc những chữ là chữ. Nếu người xem bắt đầu đọc hết đống chữ trong cái slide kiểu đó, họ sẽ không thể cùng lúc lắng nghe bạn nói. Một nguyên tắc chung đáng ghi nhớ là không nên có nhiều hơn 4 hoặc 5 gạch đầu dòng trong một slide (tôi thường chỉ dùng 3 gạch) và không nhiều hơn 5 từ cho mỗi gạch đầu dòng. Nếu bạn có nhiều gạch đầu dòng hơn, hãy chia chúng ra làm nhiều slide.

3. Đọc theo từng từ trong slide

Một dấu hiệu rõ ràng của một người thuyết trình kém hiệu quả là khi anh/cô ta nhìn vào màn hình và đọc theo từng câu từng chữ trong slide. Từ quan điểm kỹ năng thuyết trình, điều này tệ hại bởi vì người thuyết trình đã đánh mất mối liên lạc bằng mắt, nôm na là không nhìn thẳng người theo dõi. Bạn cũng không muốn người xem cứ phải nhìn vào lưng bạn suốt, phải không? Xin nhắc lại, hãy giới hạn số từ trong mỗi gạch đầu dòng, nhờ thế bạn có thể nói tự nhiên hơn bằng cách mở rộng những thứ đang thực sự hiện trên slide.

4. Lạm dụng các hiệu ứng

Một đặc điểm nữa của người dùng Powerpoint thiếu kinh nghiệm là dùng quá nhiều những chức năng đặc sắc của chương trình trong bài thuyết trình. Chuyện này có thể bao gồm việc sử dụng quá nhiều hiệu ứng chuyển slide khác nhau, các hiệu ứng âm thanh, hoạt hình, vân vân. Bạn không ở đó để gây ấn tượng với người xem bằng kiến thức của bạn về những tiếng chuông và huýt sáo mà Powerpoint đang có. Những thứ ấy chỉ làm người xem mệt thêm thôi. Hãy để mọi thứ đơn giản thôi và nhớ rằng các slides là để bổ trợ cho phần thuyết trình trực tiếp của bạn, chứ không phải những thứ râu ria khác.

5. Sử dụng hình ảnh không hiệu quả

Thật sự là một bức hình giá trị hơn ngàn lời nói và hình ảnh chắc chắn có thể nâng cao hiệu quả cho bài thuyết trình của bạn. Chìa khoá ở đây là phải dùng chúng để minh hoạ cho những điểm mấu chốt mà bạn muốn nhấn mạnh. Đừng dùng quá nhiều hình ảnh trong một slide riêng rẽ nào. Tôi thường chỉ dùng một ảnh/slide. Hãy chắc chắn rằng chất lượng ảnh đạt yêu cầu bằng cách thử chiếu nó lên tường hoặc lên màn hình trước. Đôi khi có những ảnh xem trên máy tính thì ổn nhưng chiếu lên tường thì lại xấu. Đồng thời, hãy đảm bảo rằng bất cứ từng hình ảnh bạn sử dụng cũng phù hợp với những điểm mà bạn đưa ra trong suốt bài thuyết trình. Đừng thêm ảnh chỉ vì đang cần một ít hình ảnh minh hoạ. Phải có một mối liên kết thực sự nào đó giữa hình ảnh bạn dùng với những điểm bạn muốn làm rõ.

6. Không có phương án dự phòng

Công nghệ là công nghệ. Điều này có nghĩa là nó có thể giở chứng vào lúc ít ai ngờ nhất. Tôi đã từng phải dùng nhờ máy tính xách tay của người khác khi máy tôi hỏng. Cũng may là tôi có lưu một file Powerpoint dự phòng trong thẻ nhớ. Từ quan điểm của người thuyết trình, việc thực hiện bài thuyết trình mà không cần đến máy chiếu cũng là một ý hay, trong trường hợp máy chiếu gặp vấn đề. Tôi thường mang theo một số đạo cụ để sử dụng phòng khi tôi đột nhiên phải thực hiện buổi nói chuyện mà không có máy móc hỗ trợ, và, vâng ạ, tôi đã từng phải làm vậy một hoặc hai vố rồi.

Vậy là bạn đã biết rồi nhé! Nếu bạn có thể tránh được 6 lỗi chủ yếu mà rất nhiều người thuyết trình thường mắc kia, hiệu quả thuyết trình của bạn sẽ tăng lên đáng kể. Tạo file thuyết trình xong, hãy luyện tập trước với các slide, bởi vì nỗ lực của bạn sẽ khiến bạn trông giống một nhà thuyết trình chuyên nghiệp hơn khi đứng trước khán giả.

Độc giả muốn đem các bài viết trên F-Corner sang đăng ở các nơi khác hay muốn tham gia viết, dịch bài cộng tác với F-Corner, xin vui lòng vào đọc kỹ trang XƯNG DANH để biết thêm chi tiết. Chân thành cảm ơn.

Posted in: Bài dịch