Làm thế nào để viết một danh sách việc-phải-làm (và sao bạn lại cần viết)

Posted on 08/07/2011 bởi

2


Ảnh: Ben James (Flickr.com)

Bạn có nhiều việc phải làm mà không biết bắt đầu từ đâu?

Đôi khi – có lẽ hầu hết thời gian, tất cả chúng ta đều cảm thấy như thế. Khi có một bó toàn bộ các cam kết và trách nhiệm khác nhau đè nặng là lúc thật dễ dàng để đông cứng lên và không làm gì cả.

Đó là lý do tại sao bạn cần một danh sách công việc phải làm và có lẽ quan trọng hơn, bạn phải thực hiện nó. Danh sách những điều đơn giản chỉ để dọn sạch tâm trí của bạn là không đủ tốt. Tuy nhiên, đấy là một sự khởi đầu vì vậy chúng ta hãy bắt đầu từ đây.

Nó giúp bạn:

  • Đánh bại sự choáng ngợp – khi bạn có thể xem những gì bạn thực sự cần phải làm, một cách rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng nắm chắc vấn đề.
  • Ghi nhớ tất cả mọi thứ – bạn có thể để tất cả những thứ nhỏ bé kia ra khỏi tâm trí của bạn và đặt lên giấy, để bạn không quên bất cứ điều gì quan trọng.
  • Đi đúng hướng – để bạn sẽ không phải lãng phí thời gian vì mắc sai lầm.

Bây giờ, nếu bạn là bất cứ ai giống tôi, bạn đã có thể có rất nhiều kinh nghiệm với danh sách công việc phải làm trong cuộc sống của bạn. Có lẽ mỗi tháng Giêng, bạn đã viết ra một danh sách những điều bạn thực sự muốn thực hiện trong năm – chỉ để thấy rằng bạn đã không thực hiện được điều nào trong số chúng vào tháng 12. Hoặc có lẽ mỗi sáng thứ Hai, bạn viết một danh sách cho cả tuần – chỉ để nhận ra vừa đến giờ ăn trưa thì nó đã phá sản.

Vì vậy, ở đây là làm thế nào để tạo ra một danh sách công việc phải làm mà thực sự sẽ hiệu quả với bạn.

1. Viết xuống tất cả mọi thứ bạn nghĩ

Bạn đã có thể có một mớ việc trong đầu của bạn ngay bây giờ: nhiệm vụ để làm, dự án để hoàn thành, những thứ bạn cần phải mua, các cuộc gọi điện thoại cần thực hiện, v.v..

Lấy một tờ giấy hoặc mở một ứng dụng trên điện thoại, và viết tất cả xuống. Điều này có thể mất 10-15 phút và bạn có thể kết thúc với một danh sách dài khủng khiếp. Đừng lo lắng – chúng tôi sẽ không giải quyết tất cả!

2. Tìm các nhiệm vụ quan trọng

Xem qua danh sách của bạn và đánh dấu bất cứ điều gì quan trọng. Đó có thể là nhiệm vụ quan trọng tại nơi làm việc, lời hứa mà bạn đã thực hiện ở nhà, hoặc bất cứ điều gì mà sẽ làm cho bạn rất nhiều bất tiện nếu nó không được thực hiện (như thanh toán hóa đơn của bạn).

Đó là thuộc vào bạn để quyết định điều quan trọng là “quan trọng” – nó không chỉ là về nhiệm vụ công việc. Nếu bạn thực sự rất muốn bắt đầu lập một blog, theo một lớp học làm đồ gốm hoặc đi nhảy dù, những điều đó có thể vào trong danh sách quan trọng của bạn.

3. Tìm các nhiệm vụ khẩn cấp

Rà qua danh sách của bạn một lần nữa, tốt nhất là với một chiếc bút đánh dấu màu khác. Lần này, chọn ra bất cứ điều gì khẩn cấp. Đây có thể không phải là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng – nhưng chúng cần phải được hoàn tất trong vòng vài ngày tới.

Nhiệm vụ khẩn cấp có thể là đem sách trả thư viện, thực hiện cuộc gọi điện thoại, gửi email, hoặc tương tự. Một lần nữa, nó tùy thuộc vào bạn để quyết định những gì tính như khẩn cấp – bạn có thể muốn tập trung vào những nhiệm vụ cho ngày hôm sau hoặc trong tuần tiếp theo.

4. Chọn hai nhiệm vụ quan trọng

Bây giờ, nhìn vào những nhiệm vụ quan trọng của bạn. Chọn:

  • Một nhiệm vụ nhỏ để làm ngày hôm nay (như “hoàn thành bản báo cáo đó và gửi cho sếp”)
  • Một trong những nhiệm vụ quy mô vừa để thực hiện lúc nào đó trong tuần này (như “viết chương đầu tiên của cuốn tiểu thuyết của tôi”)

Tùy thuộc vào lịch trình của bạn và kích cỡ của các nhiệm vụ, bạn có thể muốn chọn hai hoặc ba nhiệm vụ ở mỗi thể loại. Hãy chắc chắn rằng bạn viết các mục trong danh sách việc phải làm như những nhiệm vụ thực tế. “Báo cáo” không phải là một nhiệm vụ, “viết kết luận cho báo cáo” mới đúng.

5. Thêm vào những nhiệm vụ khẩn cấp

Hy vọng rằng, bạn sẽ không có quá nhiều nhiệm vụ cấp bách… nhưng ngay cả khi bạn cảm thấy bị áp đảo bởi chúng, đặt nhiệm vụ quan trọng của bạn ở vị trí đầu tiên vẫn là ý kiến hay. (Bằng cách đó, bạn tránh xây dựng một danh sách tồn đọng những công việc mà khiến bạn cứ theo đuổi những thứ khẩn cấp hơn là những thứ quan trọng.)

Nếu bạn có thể, hãy bỏ qua bất kì nhiệm vụ khẩn-cấp-nhưng-không-quan-trọng nào, hoặc nhờ ai đó giúp bạn một tay.

Một lần nữa , hãy chắc chắn rằng bạn chia nhỏ các mục thành hành động cụ thể (đặc biệt là nếu bạn sẽ nhờ người khác làm hộ).

6. Lên danh sách việc phải làm mỗi buổi sáng

Bây giờ bạn đã có một danh sách lớn các nhiệm vụ, thật dễ dàng cho bạn để nhìn qua nó mỗi buổi sáng và quyết định những gì cần phải được thực hiện. Mỗi ngày, chọn 1-3 nhiệm vụ quan trọng, và tạo ra những ưu tiên hàng đầu thực sự. Cũng nên ghi lại bất kì nhiệm vụ cấp bách, để bạn không quên chúng.

Danh sách việc phải làm là một công cụ hiệu quả giúp bạn tránh được sự trì hoãn: nếu bạn có một danh sách nhiệm vụ rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng thực hiện hết.

Xuân Tiên dịch từ bài viết của Ali Luke trên trang Dumblittleman.com.

Độc giả muốn đem các bài viết trên F-Corner sang đăng ở các nơi khác hay muốn tham gia viết, dịch bài cộng tác với F-Corner, xin vui lòng vào đọc kỹ trang XƯNG DANH để biết thêm chi tiết. Chân thành cảm ơn.

Advertisements
Posted in: Bài dịch